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Formcycle - Ihr Weg zu modernen online-Anträgen und effizienten internen Formularen

im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie und um die Verwaltungsprozesse im Landratsamt Waldshut weiter zu optimieren, freuen wir uns, Ihnen ein leistungsstarkes und vielseitiges Werkzeug vorzustellen: Formcycle.

Formcycle ist unsere zentrale Plattform für die Erstellung von digitalen Formularen. Egal, ob es um bürgerfreundliche Online-Anträge geht oder um die Verschlankung interner Abläufe – mit Formcycle können wir gemeinsam die digitale Transformation vorantreiben.


Warum Formcycle nutzen? Die Vorteile auf einen Blick:

- Bürgerfreundlichkeit 2.0
  Anträge bequem und zeitunabhängig von zu Hause aus

- Effizienzsteigerung
  Digitale Formulare und deren Bearbeitung sparen Zeit und Ressourcen im Amt

- Beschleunigte Prozesse
  Automatisieren Sie Abläufe und reduzieren Sie manuelle Schritte

- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  Alle Eingaben und Prozessschritte sind digital erfasst und dokumentiert


Der Weg zu Ihrem Online-Formular: So geht's!
Sie haben eine Idee für ein Online-Formular, das Ihren Arbeitsalltag erleichtern oder den Bürgerservice verbessern könnte? Wunderbar!

1. Idee und Bedarf
    Überlegen Sie, welcher Prozess oder welches Formular digitalisiert werden soll.
    Welche Informationen werden benötigt?

2. Kontaktieren Sie uns
    Wenden Sie sich mit Ihrer Idee an die Stabsstelle Digitalisierungsmanagement.

3. Beratung und Konzeption
    Gemeinsam analysieren wir Ihren Bedarf, die technischen Möglichkeiten und die rechtlichen Anforderungen.
    Wir unterstützen Sie bei der Strukturierung und Gestaltung des Formulars.

4. Umsetzung und Test
    Wir erstellen das Formular in Formcycle und testen es gemeinsam auf Herz und Nieren.

5. Veröffentlichung
    Ihr digitales Formular geht live und steht zur Nutzung bereit!


Sie möchten selbst aktiv werden und Formulare gestalten?
Hier geht's zu den Formcycle-Web-Videos zur Selbstschulung

Ihre Ansprechpartner für Formcycle:
Die Stabsstelle Digitalisierungsmanagement steht Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung.
Wir zeigen Ihnen alle Einsatzmöglichkeiten und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Projekte.

KI-Kompass: welches KI-Modell für welche Aufgabe?

Mit dem neuesten Update stehen Ihnen in unserer KI-Plattform Nele nun vier verschiedene Modelle zur Verfügung. Jedes hat spezifische Stärken.

Dieser Kompass hilft Ihnen, für jede Aufgabe das optimale Werkzeug auszuwählen und so die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.


Gemini Flash - der Sprinter
Ideal für schnelle und einfache Aufgaben
 
·Sie brauchen eine schnelle Standardantwort
·Sie benötigen eine knappe Zusammenfassung eines kurzen Textes,
·Sie haben eine simple, alltägliche Anfrage
 
 
GPT-5 - der Architekt
Ideal für komplexe, strukturierte und logische Aufgaben
 
·Strukturierte Beschlussentwürfe erstellen
·Tabellen oder Excel-Listen auf Plausibilität prüfen
·Maßnahmenpläne mit Verantwortlichkeiten entwickeln
·Gescannte Formulare auslesen und fehlende Angaben finden
 
 
Claude 4.5 Sonnet - der Kommunikator
Ideal für sprachliche Qualität, Tonalität und Bürgerkontakt
 
·Bürgerkommunikation verfassen (auch in Leichter Sprache)
·Lange Protokolle zu einer Kurzfassung zusammenfassen
·Professionelle und treffende Formulierungen finden
·Texte für heikle Themen in einem angemessenen, neutralen Ton formulieren
 
 
Gemini 2.5 Pro - der Analyst
Ideal für die Auswertung verschiedener Daten und Formate
 
·Informationen aus einem Mix von Dokumenten auswerten (z.B. Text + Scan + Diagramm)
·Unstrukturierte Daten aufbereiten und ordnen
·Erste Vorschläge für Prozess-Skizzen und Abläufe erhalten
·Mehrere Dokumente inhaltlich miteinander vergleichen

Wissensmanagement mit Nele

Amtswissen versteckt sich oft in komplexen Dateistrukturen oder auf Intranetseiten, die allgemeine Suche danach ist selbst mit KI oft aufwendig und mühsam. Unser KI-Tool Nele hat die Lösung für Sie: die Wissensdatenbank.

Das in Unternehmen vorhandene Wissen versteckt sich oft in komplexen Dateistrukturen, umfangreichen Wikis oder auf Intranetseiten.
Um an benötigte Informationen zu gelangen, muss man schon eine gewisse Vorstellung davon haben, wonach gesucht wird, wie die Suche zu beginnen ist und wo sich die benötigten Informationen befinden.
Unser KI-Tool Nele hat die Lösung für Sie: die Wissensdatenbank. Ab sofort rufen Sie das gesuchte Amtswissen präzise und blitzschnell ab.

Ihr Wissen, intelligent abrufbar
Stellen Sie Nele einfach Ihre Frage und Sie erhalten eine auf Ihren bereitgestellten Informationen basierende Antwort. Hierbei greift Nele nur auf die von Ihnen freigegebenen Inhalte zu.
 
Praxisbeispiel effizientes Onboarding
Vereinfachen Sie die Einarbeitung neuer KollegInnen! Eine Wissensdatenbank mit allen relevanten Infos ermöglicht es, dass Fragen wie bspw. "Wie lassen sich Reisekosten erstatten?" oder "Wie reserviere ich einen Besprechungsraum?" sofort geklärt sind – ganz ohne mühsames Suchen.
 
Ihre Vorteile
Zeitgewinn: Weniger Suchzeit, mehr Fokus auf Ihre Aufgaben.Effizienz: Schnellerer Zugriff auf exakte Informationen.Wissenssicherung: Amtswissen bleibt zugänglich und im Team.


Bereit für Ihre eigene Wissensdatenbank? Kontaktieren Sie gerne die Stabsstelle Digitalisierungsmanagement

Nele hat Zugang zu tagesaktuellen Daten!

Sie wissen vielleicht, dass viele KI-Modelle über ein festes Trainingswissen verfügen, dessen Stand nicht tagesaktuell ist – oft liegt er Monate zurück.
Das kann dazu führen, dass Nele.ai bei Fragen zu neuen Entwicklungen oder aktuellen Ereignissen bisher an seine Grenzen stieß.
 
Die neue Websuche ermöglicht es Nele.ai, aktuelle Informationen direkt aus dem Internet abzurufen und in seine Antworten zu integrieren.
 
Wenn Sie diese leistungsstarke Funktion nutzen möchten, müssen Sie diese Funktion (siehe Bild) jeweils vor Eingabe eines Prompts aktivieren.

Ausländerwesen: 8 neue Antragsstrecken in 7 Sprachen digital verfügbar

Viele verschiedene Anträge auf Erteilung von Aufenthaltstiteln können jetzt komplett online gestellt und digital bei der Ausländerbehörde des Landkreises Waldshut eingereicht werden. Antragstellerinnen und Antragsteller werden auf Wunsch mehrsprachig durch den Antragsprozess bis hin zu Übermittlung an die Behörde geführt. Notwendige Nachweise können im Antragsprozess einfach mittels Smartphone oder vom Computer zu Hause hochgeladen und übermittelt werden. Durch automatisierte Übertragung der Daten in die EDV-Fachverfahren der Ausländerbehörde ist gewährleistet, dass die zur Bearbeitung notwendigen Daten der Behörde unmittelbar zur Verfügung stehen. Das vereinfacht im beiderseitigen Interesse die Bearbeitung der Anträge in der Ausländerbehörde.

Zum Online-Dienst der Ausländerbehörde

Digital Einspruch erheben mit dem MJP (Mein Justizpostfach)

Digital Einspruch erheben.jpg (35 KB)

Grundsätzlich bestehen mehrere Möglichkeiten, als Bürgerin bzw. Bürger digital einen Einspruch zu erheben:

- qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)
- Mein Justizpostfach (MJP)

qualifizierte elektronische Signatur (mit SignMe 2 gratis QES, danach 5€ je Signatur)
Die höchste rechtliche Verbindlichkeit erfüllen qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die zusätzlich zur Verschlüsselung mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung über Personenzertifikate eines Vertrauensdiensteanbieters geschützt sind.
D-Trust bspw. ermöglicht mit der Fernsignatur-Lösung sign-me, die elektronische Unterschrift auch aus der Ferne auszulösen, zum Beispiel mit Tablets und Smartphones.
Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter stellt D-Trust die benötigten Zertifikate für sign-me aus. Da diese nicht mehr auf einer Signaturkarte gespeichert werden müssen, sondern sicher bei D-Trust verwaltet werden, benötigen die Anwender auch kein Lesegerät mehr.
Nach Registrierung und Identifizierung auf www.sign-me.de können mit dem Startguthaben (10 Coins) 2 kostenlose qualifizierte Signaturen erstellt werden. Hierfür ist eine Identifizierung über die online Ausweisfunktion des Personalausweises möglich.
https://www.d-trust.net/de/loesungen/sign-me


eBO (kostenpflichtige Software erforderlich)
Zum 1. Januar 2022 sind die gesetzlichen Regelungen für das  besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) geschaffen worden. Mit dem eBO können Bürgerinnen, Bürger und Organisationen elektronische Dokumente sicher und zuverlässig mit der Justiz austauschen.
Die Kommunikation über das eBO stellt einen sogenannten sicheren Übermittlungsweg zur Justiz dar und ersetzt dabei Ihre Unterschrift. Ihre elektronischen Schreiben müssen Sie nicht mehr zusätzlich unterzeichnen.
Die Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und können nur durch die Empfängerin oder den Empfänger gelesen werden. Die Identitäten sämtlicher Postfachinhaberinnen und -inhaber, mit denen Sie kommunizieren können, sind überprüft. Dies ermöglicht die sichere gegenseitige Kommunikation.
Für das eBO benötigt der Bürger allerdings eine bestimmte kostenpflichtige Software:
 
- Governikus COM Vibilia eBO Edition
  https://www.governikus.de/com-vibilia/

- Procilon eBO mit proDESK Framework 3
  https://www.procilon.de/ebo

- Mentana Gateway
  https://www.fp-dbs.com/de/ebo

  https://ejustice-bw.justiz-bw.de/pb/,Lde/Startseite/Buerger+und+Organisationen/Elektronisches+Buerger-+und+Organisationspostfach+_eBO_


MJP (kostenfrei, BUND-ID Nutzerkonto und Personalausweis mit Onlinefunktion notwendig)
Seit dem Oktober 2023 können Bürgerinnen und Bürger für die Kommunikation mit der Justiz auch ein kostenfreies Postfach namens Mein Justizpostfach (MJP) im Pilotbetrieb nutzen:
https://mein-justizpostfach.bund.de/
 
Für die Verwendung des MJP benötigen Sie zur Identifizierung ein BundID-Konto:
https://id.bund.de/de


Nutzung MJP (https://ebo.bund.de/)
 
1) BundID-Nutzerkonto einrichten bzw. bestehendes Nutzerkonto verwenden

a) mit eID – Anforderungen: Personalausweis mit online-Funktion und persönlicher PIN Smartphone mit NFC-Funktion AusweisApp (https://www.ausweisapp.bund.de/home/)

b) per Elster-Zertifikat
 
Erklärvideo:
https://www.youtube.com/watch?v=2yPWtnpQS8s
 
 
 
2) Mein Justizpostfach anlegen (https://ebo.bund.de)
 
2.1 Passwort festlegen

2.2 Schlüsseldatei speichern (wird benötigt um auf Nachrichten zuzugreifen)
 
 
3) Nachricht an Behörde verfassen
 
3.1 auf https://ebo.bund.de/#/ anmelden (per Elster oder BundID)
 
3.2 „Nachricht verfassen“ wählen
 
3.3 Angaben zur Nachricht angeben
 
- Behörde selektieren („Sonstige“)
- Sachgebiet auswählen („Sonstige Sachen“)
- Aktenzeichen des Verfahrens angeben („unbekannt“)
- Aktenzeichen des Absenders Dokumente hochladen
 
3.4 Nachricht senden
 

QR-Code Erstellung einfach gemacht

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Formularserver Vordrucke/Assistenten

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