Elektronische Akte
Einführung der Ablage nach Aktenplan
Die Zentrale Verwaltung und die EDV-Abteilung führen aktuell innerhalb der eigenen Abteilung pilotmäßig die Ablage nach Aktenplan ein. Hierbei handelt es sich um Akten und Vorgänge, die an kein Fachverfahren angebunden sind, wie z.B. Fahrzeugakten, Vergaben, mobile Arbeitsplätze, Arbeitssicherheit.
Im Zuge der Einführung der allgemeinen Ablage nach Aktenplan sollen schrittweise in Einzelprojekten alle Ämter an unser hausweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® angeschlossen werden. Zu beachten ist hierbei aber, dass die Ablage nach Aktenplan keine Vorgänge beinhaltet, die in sogenannten „Fachakten“ in elektronischen „Fachschränken“ geführt werden.
Das bedeutet, dass hier künftig alle neu angelegten Vorgänge rein elektronisch in enaio® geführt werden. Natürlich außer jenen Dokumenten, die der Schriftformerfordernis unterliegen. Diese einzelnen Dokumente müssen weiterhin in Papier vorgehalten werden.
Grundlegend bei der Umstellung ist deshalb zum einen eine genaue Prüfung der bisherigen Papierbestände (was muss weiterhin in Papierform aufbewahrt werden) und zum anderen eine Betrachtung der Aktenzeichen (unterliegen diese schon dem zugrundeliegenden Aktenplan und kann auf bestimmte Aktenzeichen elektronisch verzichtet werden). Auch die Aussonderung alter Papierbestände soll in diesem Zuge proaktiv von den betroffenen Fachämtern angestoßen werden.
Als Aktenplan wird der „Aktenplan 21“ des Boorbergverlags zum Einsatz kommen. Dies bedeutet, dass sich die Aktenzeichen in der eAkte teilweise von den Aktenzeichen der Papierakten unterscheiden werden. Der Aktenplan unterscheidet sich insbesondere dadurch, dass dieser speziell für den Einsatz in der elektronischen Aktenführung ausgelegt wird. So wird es zum Beispiel nicht mehr möglich sein, ämterindividuelle Aktenzeichen anzulegen, da die elektronische Aktenführung hier bessere Unterscheidungsmöglichkeiten bietet.
Die Nachverscannung von Altakten ist innerhalb der Ablage nach Aktenplan nicht standardmäßig vorgesehen. Hierdurch wird es eine Weile eine hybride Welt geben (sowohl Papierakten, als auch digitale Akten). Konkret heißt das, dass ab einem definierten Stichtag Papierakten in elektronsicher Form weitergeführt werden.
Durch die Pilotierung innerhalb der zentralen Verwaltung und der EDV-Abteilung kann das DMS-Projektteam aufgrund der Erfahrungen und Erkenntnisse Rückschlüsse für die hausweite Einführung der Ablage nach Aktenplan ziehen. Es sollen aufgrund dieser Erfahrungen Musterhandlungsanweisungen erarbeitet werden, die dann in allen Ämtern eine einheitliche Einführung der elektronischen Aktenführung nach Aktenplan ermöglichen sollen. Mit den Ämtern 13 und 25 fanden schon initiale Abstimmungen zur Einführung der elektronischen Akte nach Aktenplan statt. Schon bald darauf sollen weitere Ämter folgen.
