Personalentwicklung
Wissensmanagement
Mit der Entwicklung und Implementierung eines strukturierten Wissensmanagements möchten wir dem durch Stellenwechsel bzw. Ausscheiden bedingten Wissensverlust in unserem Haus bestmöglich entgegenwirken und uns auf diese Weise für die Herausforderungen der Zukunft rüsten.
Nach einer intensiven und erfolgreichen Pilotphase haben wir uns im Juli 2017 zum Ziel gesetzt, dass bis Ende Juli 2018 nicht nur die Pilotämter, sondern das gesamte Haus mit der Wissenssicherung begonnen und jedes Amt mindestens ein Thema hinsichtlich Wissensmanagement aufbereitet hat. Die Ergebnisse dieser einjährigen Phase wurden in der Dezernenten- und Amtsleiterrunde am 27.09.2018 anhand folgender Präsentation vorgestellt:
Wie Sie der Präsentation entnehmen können, steht nun jedes Amt/jede Abteilung/jeder Fachbereich/jedes Arbeitsteam vor der Herausforderung die bisher im Rahmen der Wissenssicherung erarbeitete bzw. vorhandene Vielzahl von Dateien bzw. Dokumenten systematisch zu verknüpfen und in einen gemeinsamen Kontext zu setzen. Hierfür möchten wir insbesondere das Instrument der Wissenslandkarte empfehlen.
Um die Erstellung der Wissenslandkarte möglichst einfach zu halten, stehen Ihnen neben der kostenfreien Version von X-Mind weitere Hilfsmittel zur Verfügung. Zum Einen die folgende Excel-Tabelle anhand derer Sie Ihr Wissen kategorisieren und die Zuständigkeiten im Rahmen des Wissensmanagements abteilungs- bzw. fachbereichsintern verteilen können, sodass gleiches Wissen nicht mehrfach gesichert wird. Darüber hinaus können Sie die Fragestellungen aus dem Dokument "Vorlage Sicherung von Erfahrungswissen" heranziehen und stichwortartig beantworten, um das für die Wissenslandkarte erforderliche Wissen zu identifizieren. Des Weiteren finden Sie eine in X-Mind erstellte Vorlage, die Ihnen eine mögliche Struktur für Ihre individuelle Wissenslandkarte aufzeigt und mit der Sie gerne arbeiten können.
Die Grobstruktur der Vorlage gliedert sich auf der rechten Seite in die einzelnen Aufgabenbereiche bzw. Projekte, während die linke Seite aufgabenübergreifende Informationen, die für eine zielgerichtete und möglichst schnelle Einarbeitung des Wissensnehmers aber ebenso wichtig sind, enthält. Die Feingliederung unter jeder einzelnen Aufgabe teilt sich in die folgenden 6 Unterknoten:
- Wichtig zu wissen (z. B. wichtige Antragsfristen/Termine/zu erledigende Arbeitsaufträge)
- Prozessschritte bzw. einzelne Tätigkeiten, die innerhalb der Aufgabenerledigung anfallen
- Ansprechpartner, die bei der Aufgabenerledigung zu kontaktieren sind oder gegebenenfalls unterstützen könnten
- Wissensquellen/Dokumente in Form von digitalen Ordnern, Akten, Gesetzestexten, Internetseiten etc.
- Erfolgstipps (Was haben Sie über die Jahre dazugelernt und machen es heute besser als früher? Z. B. Tipps zur Zeit-/Arbeitseinteilung oder zur Herangehensweise an bestimmte Aufgaben)
- Stolpersteine (z. B. bevorstehende Gesetzesänderungen, Sonderfälle, kritische Ereignisse aus der Vergangenheit, Fettnäpfchen etc.)
Um die oben genannte Zielsetzung zu erreichen und alle Dateien bzw. Dokumente zur Wissenssicherung in nur einer Datei in einen sinnvollen Zusammenhang zu setzen, können Sie die vielfältigen Möglichkeiten von X-Mind gerne nutzen. Diese liegen beispielsweise in der Verknüpfung Ihrer individuellen Wissenslandkarte mit einem gesamten Ordner, einem einzelnen Dokument, einer weiteren Darstellung mit X-Mind oder einer Internetseite. Der folgende Ausschnitt einer Wissenslandkarte soll Ihnen diese Möglichkeiten noch einmal veranschaulichen:
Sie sind somit herzlich eingeladen X-Mind zu öffnen, hineinzuschauen, intuitiv auszuprobieren, die vielfältigen Möglichkeiten zu entdecken und gewinnbringende Wissenslandkarten zu erstellen!
Die Anwendung des Programms ist überwiegend selbsterklärend. Sofern Sie Fragen haben oder der Bedarf nach einer Schulung besteht, dürfen Sie jedoch gerne auf uns zukommen.
Weitere Unterlagen zum Wissensmanagement und möglichen Transfermaßnahmen können Sie hier einsehen:
Transfermaßnahmen
Transfermaßnahmen Pro WET (94 KB)Vergleich der Transfermaßnahmen (32 KB)