Informationen betreffend Rechnungen

Die korrekte Handhabung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften (als Ersatz von Eingangsrechnungen) ist von großer Bedeutung, denn die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben trägt maßgeblich zur Effizienz unserer Verwaltungsabläufe und zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Buchführung bei. Dafür ist die Angabe aller erforderlichen Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben unerlässlich.
 
Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie hier.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Listen und Muster zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie sicherstellen können, dass ein- und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften allen rechtlichen Anforderungen genügen. Bereits bei Vertragsschluss sind die Pflichtangaben festzuhalten.

Typ	Name	Datum	Größe
	Checkliste Pflichtangaben Gutschrift (38 KB)	02.07.2025	38 KB
	Checkliste Pflichtangaben Rechnung (36 KB)	02.07.2025	36 KB
	Checkliste Pflichtangaben Vertrag (39 KB)	02.07.2025	39 KB

Bei Rechnungen mit Auslandsbezug innerhalb der EU sind folgende Listen hilfreich:

Typ	Name	Datum	Größe
	Liste EU-Länder innergemeinschaftlicher Erwerb (29 KB)	02.07.2025	29 KB
	Liste EU-Länder reverse charge (144 KB)	02.07.2025	144 KB

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit den Pflichtangaben unsere für das gesamte Landratsamt einheitlich gestaltete Vergabe von Rechnungsnummern nach zwei möglichen Systemen:
 
 

1. Vorgänge mit Buchungszeichen der PK-Liste:

Die PK-Nummern werden den Fachämtern jeweils zum Jahresbeginn mitgeteilt.
Rechnungsnummer = PK-Nummer (5.xxxx.xxxxxx.x)
Diese PK-Nummer ist vom Zahlungspflichtigen im Verwendungszweck anzugeben, damit eine entsprechende Verbuchung erfolgen kann.

Typ	Name	Datum	Größe
	Musterrechnung mit PK-Nummer.docx (48 KB)	02.07.2025	48 KB
	Musterrechnung mit PK-Nummer hoheitlicher Bereich.docx (47 KB)	02.07.2025	47 KB

2. Vorgänge ohne Buchungszeichen der PK-Liste:

Rechnungsnummer = Jahr / Amt bzw. Abteilung / fortlaufende Nummer (z.B. 2025/1210/0001)
Wie viele Stellen die fortlaufende Nummer hat, ist in Ihrer Abteilung im Vorfeld abzuklären und abhängig davon wie viele Rechnungen pro Jahr geschrieben werden. In jeder Abteilung ist zudem sicherzustellen, dass keine Nummern doppelt vergeben werden. Daher ist die Vergabe der Rechnungsnummern innerhalb der Abteilung zu überwachen.
 
Betreffend Zahlungseingänge ist zu beachten, dass unser Buchhaltungssystem Rechnungsnummern nicht erkennt, sodass eine automatische Verbuchung über die Rechnungsnummer nicht möglich ist. Für die Zuordnung eines Zahlungseingangs wird darum die sogenannte Einnahmeart (EA) benötigt, die ebenfalls zwingend vom Zahlungspflichtigen im Verwendungszweck anzugeben ist.
 
Die Einnahmeart ist eine vierstellige Zahlenkombination und ist bei einer Einnahmeverbuchung die dritte Komponente (neben 1. Kostenstelle/Produkt/Leistung und 2. Kostenart/Finanzposition).
 
Damit die Rechnungsbeträge mit dem richtigen Verwendungszweck überwiesen werden und Zahlungseingänge somit richtig zugeordnet werden können, ist es wichtig, dass die Rechnungen mit dem Zusatz „…unter Angabe des Verwendungszwecks „EA XXXX + Rechnungsnummer“ versehen sind.

Typ	Name	Datum	Größe
	Musterrechnung ohne PK-Nummer.docx (48 KB)	02.07.2025	48 KB
	Musterrechnung ohne PK-Nummer hoheitlicher Bereich.docx (47 KB)	02.07.2025	47 KB